POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS Y PRIVACIDAD

 

  1. Esta Política de Protección de Datos y privacidad se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por Imagine Global responsable de la información.
  2. DEFINICIONES
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento. § Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. § Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.
  • Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
  1. TRATAMIENTO DATOS, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores. 4. FINALIDAD Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de Imagine Global con las siguientes finalidades:

4.1 Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios online.

4.2 Llenado de solicitudes de suscripción, pedidos de software y servicios online, o bien para facilitar la solicitud de información puntual que nos sea requerida.

4.3 Hacerle más sencillo el uso de nuestra página web.

4.4 Adaptar el contenido más relevante a sus intereses.

4.5 Informarle de noticias importantes concernientes de Imagine Global.

4.6 Informarle sobre nuestros nuevos productos o servicios, actualizaciones de productos, cuestiones de soporte técnico, eventos y ofertas especiales.

4.7 Promocionar productos y servicios en nuestra página web y las páginas web de nuestros socios comerciales o partners.

4.8 Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.

4.9 Velar por la seguridad e integridad de nuestra Página Web.

4.10 Como parte de un proceso de venta continuo.

4.11 Mientras se facilita soporte técnico o consultoría respecto de algún producto.

4.12 Para formar parte del proceso de mantenimiento y modernización de nuestros productos. 4.13 Para formar parte de medios automatizados como protocolos de comunicación.

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Imagine Global, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

5.1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales Imagine Global está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

5.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Imagine Global para el Tratamiento de sus Datos Personales.

5.3. Ser informado por Imagine Global, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.

5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

5.5. Solicitar a Imagine Global la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular e Imagine Global, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.

5.6. Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.

  1. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA Asuntos Legales de Imagine Global tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de Imagine Global, están obligados a reportar estas Bases de Datos a Asuntos Legales y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. Asuntos Legales también ha sido designada por Imagine Global como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
  2. AUTORIZACIÓN: Imagine Global debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

7.1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.

7.2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que Imagine Global realice el Tratamiento de sus Datos Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Imagine Global, tales como: · Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización como el indicado en el anexo 1. · De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en videoconferencia. · Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales. IMPORTANTE: En ningún caso Imagine Global asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Imagine Global, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

7.3. Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente: · Los Datos Personales que serán recolectados. · La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento. · Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales · Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de ésta Política. · El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

  1. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE. De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con : · Origen racial o étnico. · Orientación política. · Convicciones religiosas / filosóficas. · Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos. · Salud. · Vida sexual. · Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
  2. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Imagine Global, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales:

9.1. ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS: ¿En qué consiste el trámite? El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Imagine Global, a través de los medios indicados más adelante: · Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento. · Solicitar prueba de la autorización otorgada a Imagine Global para el Tratamiento de sus Datos Personales. · Información respecto del uso que se le ha dado por Imagine Global a sus datos personales. Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas: Imagine Global ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas.

  1. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA Cuando se accesa o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de Imagine Global, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de SAS tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
  2. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES , en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Imagine Global se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Imagine Global no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de Imagine Global y sus Encargados. Imagine Global exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.
  3. TRANSFERENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES SAS podrá revelar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. Igualmente Imagine Global podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a Imagine Global cuando:
  4. Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de Imagine Global;
  5. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información. En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre Imagine Global y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado: • Dar Tratamiento, a nombre de Imagine Global a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan. • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales. • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.